Il a été prouvé que 5% des entreprises créées aujourd’hui auront la chance de fêter leur 5e anniversaire d’existence. Ces chiffres alarmants témoignent de la complexité de la gestion d’une entreprise. En effet, en dehors de la réalisation de profit, une entreprise doit disposer d’un management performant pour durer dans le temps et faire face à la concurrence. C’est à cette préoccupation que répond la démarche de l’amélioration continue. Adoptée par de nombreuses entreprises, elle leur a permis de réaliser des performances et s’imposer dans leur secteur d’activité. Vous êtes aussi dans le monde de la création de la richesse ? Découvrez comment et pourquoi adopter la démarche de l’amélioration continue dans votre entreprise !
Amélioration continue dans votre entreprise : qu’est-ce que c’est ?
L’amélioration continue fait partie des 7 principes de management de la qualité de la norme ISO 9001. Elle vise l’optimisation des performances des produits, services et processus. Ainsi, elle permet de réduire les dysfonctionnements et gaspillages et aide à maîtriser les risques afin d’augmenter la satisfaction des clients.
L’amélioration continue n’est pas une politique à mettre en œuvre de façon circonstancielle. Elle est à visée permanente.
Pourquoi une entreprise devrait-elle adopter cette démarche ?
Une entreprise doit adopter l’amélioration continue à cause des nombreux avantages qui y sont liés. Premièrement, l’amélioration continue vous permet de répercuter cet effet positif sur la qualité de la production.
De ce fait, vous proposez des biens ou services améliorés à votre clientèle, ce qui permet de la fidéliser. Un client satisfait sera plus prompt à recommander votre produit dans son environnement. Ainsi, vous développerez votre réseau de consommateurs grâce à la qualité de votre production, ce qui augmente votre visibilité.
Deuxièmement, l’amélioration continue permet de réduire les coûts de production et d’augmenter la compétitivité de l’entreprise. Sa mise en œuvre aide votre entreprise à rationaliser les moyens de production afin d’accroître le rendement. Sur le marché, à défaut d’avoir le monopole, elle vous aide à bien vous positionner.
Sur le plan humain, l’amélioration continue dans votre entreprise vous aidera à motiver davantage vos employés. Cette démarche place l’humain au cœur des différents processus.
Au-delà de la croissance économique, elle promeut l’épanouissement du salarié. En effet, ce dernier a désormais son mot à dire dans les différents processus de production. Puisqu’il est l’acteur principal de la production, ses avis et recommandations prennent un sens particulier dans tout le processus.
Quels sont les principes de cette démarche ?
La mise en œuvre de la démarche de l’amélioration continue dans votre entreprise est fondée sur le cycle « planifier-faire-vérifier-agir ». Encore appelés la roue de Deming, ces 4 principes constituent la base même de l’amélioration continue.
La planification
La planification est la première étape de ce processus. Elle consiste à prévoir des résultats à travers l’adoption d’un plan de travail bien détaillé.
Cette première étape repose sur la définition d’une politique pour faire face à la concurrence. En effet, il faut noter que le fait de détenir le monopole dans un secteur d’activité est toujours temporaire. À un moment donné, vous finirez par faire face à l’arrivée d’un concurrent. C’est la raison pour laquelle vous devez vous doter d’un outil performant pour ne pas être ébranlé.
La planification consistera à définir des objectifs SMART. Ceux-ci doivent en effet être spécifiques et simples, mesurables, atteignables, réalisables et temporellement définis.
La planification aboutira à la production d’un document appelé plan d’action. Ce dernier servira de support de communication et de feuille de route pour toute l’organisation.
L’exécution
La deuxième étape est l’exécution des tâches prévues dans le plan d’action. Une bonne exécution du plan d’action requiert une répartition préalable des différentes tâches. Cette étape est très importante dans la démarche de l’amélioration continue. Vous devez en effet confier les tâches en fonction des compétences pour atteindre les objectifs.
Si à l’interne, vous manquez de l’expertise nécessaire, n’hésitez pas à externaliser la production.
La vérification
L’étape de la vérification fait suite à la production. Elle consiste à voir si les objectifs ont été atteints et si oui, dans quelle proportion. Pour vous rendre la tâche facile, définissez préalablement des indicateurs et utilisez un tableau de bord pour les suivre.
Ce faisant, vous pourrez anticiper les écarts et prendre des dispositions nécessaires au cas où les objectifs ne seront pas atteints.
L’action ou l’amélioration
La quatrième étape est celle de l’action l’amélioration. Elle consiste à procéder à la mise à jour de la documentation en passant en revue les procédures, les guidelines, les check-lists… En cas de modifications, vous devez en informer toutes les personnes impliquées.
Si vous détectez des défaillances dans l’organisation comme l’absence de certains outils ou compétences, pensez à y remédier avant de reprendre le processus. En général, nous considérons l’étape de la réalisation comme la plus importante, car elle nous fait toucher du doigt les avancées.
Cependant, toutes les autres étapes méritent une même attention afin de réussir globalement la démarche de l’amélioration continue et de rationaliser les ressources.
Comment assurer la mise en œuvre de la démarche d’amélioration continue ?
La maîtrise de la roue de Deming n’est pas à elle seule suffisante pour assurer la mise en œuvre de la démarche continue dans votre entreprise. Vous devez vous baser aussi sur le choix de la méthode adaptée à votre organisation, utiliser les outils nécessaires et suivre quelques conseils utiles à une organisation réussie.
Le choix de la méthode adaptée
La démarche de l’amélioration continue utilise des méthodes qui lui permettent d’atteindre ses objectifs. Le choix de l’une des 5 méthodes que nous décrirons ici dépend du degré de maîtrise de cette dernière et des spécificités de l’organisation.
La méthode 5S
Développée dans les usines de production du constructeur automobile Toyota, la méthode 5S vise l’amélioration des conditions de travail des employés. Pour la mettre en œuvre, vous devez :
- Trier pour éliminer le superflu ;
- Ranger et ordonner ;
- Nettoyer pour avoir un poste de travail propre ;
- Organiser selon des normes et règles bien définies ;
- Maintenir le niveau de qualité dans la durée.
La méthode 5S concerne spécifiquement les entreprises spécialisées dans la production industrielle et dans la logistique.
La méthode Kaizen
Cette méthode met en avant le travail collaboratif et l’intelligence collective. Elle vise à trouver les failles des procédés en vigueur à partir de la contribution de tous les acteurs de la chaîne de production. Ainsi, elle permet de rechercher perpétuellement de meilleures techniques pour l’amélioration des méthodes de travail.
La méthode six Sigma
Elle est basée sur le management de la qualité et est centrée sur les avis clients. Cette méthode est efficace en gestion de projets. Idéale pour tout type d’entreprise, la méthode six Sigma s’appuie sur l’analyse et la résolution structurée des problèmes en 5 étapes qui sont : définir, mesurer, analyser, améliorer et piloter.
Le diagramme d’Ishikawa
Encore appelé la méthode des 5M, le diagramme d’Ishikawa sert à identifier les dysfonctionnements dans un système. Il permet de cibler les maillons faibles dans une organisation afin d’identifier les solutions adaptées pour les renforcer.
La méthode « juste à temps »
Encore connue comme la méthode en flux tendu, la méthode « juste à temps » vise à éviter le gaspillage et les stocks inutiles. Elle cible les activités sans intérêt dans la chaîne de production.
Fortement utilisée dans le domaine de la logistique, elle promeut une production axée sur la demande et non en fonction de l’offre. Elle se matérialise à travers le principe des 5 zéros : 0 défaut, 0 délai, 0 panne, 0 stock et 0 papier.
Les outils
Les outils de l’amélioration continue permettent de garantir l’application des différentes méthodes. Ils permettent aussi d’adapter les processus aux réalités spécifiques de chaque secteur.
L’utilisation d’un outil de gestion vous permettra de mieux planifier et suivre les différentes tâches. Il vous permettra aussi d’avoir une idée précise de l’évolution des activités prévues. Ainsi, vous êtes bien situé dans la progression d’objectifs fixés.
Dans un monde où le numérique s’immisce dans tous les domaines, pensez à vous doter d’un logiciel de business process management (BPM). Cet outil vous aidera à assurer la modélisation des processus métiers.
Un tel outil est de nos jours nécessaire pour vous accompagner dans l’efficacité opérationnelle et fonctionnelle de votre entreprise. Il s’adapte aux spécificités de l’entreprise en ce qui concerne l’organisation, la situation et les objectifs.
Il existe de nombreux BPM sur le marché des logiciels. Par conséquent, prenez conseil auprès d’un expert afin de choisir celui qui correspond le mieux au profil de votre entreprise.
Quelques conseils essentiels pour une amélioration continue réussie
La démarche de l’amélioration continue concerne l’entreprise entière. Pour ce faire, la direction de l’entreprise doit s’impliquer avec beaucoup d’engagements. En effet, elle doit donner l’exemple afin que les employés prennent facilement le pli. S’il le faut, elle doit faire appel à un manager externe qui se chargera de la transition managériale.
Cette précaution vous évitera de faire face à la résistance des collaborateurs qui sont souvent méfiants vis-à-vis de toute nouvelle méthode. Par conséquent, ils doivent se sentir concernés et être convaincus que la démarche vise l’amélioration de leurs conditions de travail et de la croissance de l’entreprise. À cet effet, la direction doit identifier les éventuels obstacles à la mise en œuvre de la démarche.
Cette démarche est axée sur l’amélioration des processus et de la production. Pour ce faire, vous devez être concrets. Il est en effet important de pouvoir mesurer les différentes données pour que toute l’entreprise puisse apprécier les avancées notables enregistrées.
MiniFAQ
Comment mettre en place l’amélioration continue de son entreprise ?
Ici, la direction générale doit bénéficier d’une implication forte. Ensuite, les collaborateurs doivent être impliqués à tous les niveaux. Il faudra aussi faire usage d’informations et faits concrets. La situation en cours doit être analysée avec précaution afin qu’une solution adaptée lui soit apportée.
Comment promouvoir l’amélioration continue ?
Pour une amélioration continue de qualité, il faudra faire un changement culturel et définir l’objectif ultime à atteindre. Mettez en place le cadre et mettez à disposition un système d’éducation et de formation continues.
